Image

 

 

Definisi laporan
1.Suatu bentuk penyampaian berita,keterangan,pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada diantara mereka.

2.Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

 

Jenis-jenis Laporan

a. Laporan Berdasarkan Sarana Pengungkapan

Berdasarkan sarana pengungkapannya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu laporan lisan dan laporan tulisan

1. Laporan Lisan

Laporan Lisan biasa dilakukan untuk suatu keadaan darurat yang harus segera diketahui oleh pimpinan atau pemberi tugas.
Laporan lisan juga biasa dilakukan untuk metaporkan suatu kegiatan, seperti pidato ketua panitia.

2. Laporan Tertulis

Laporan tertulis biasanya dibuat secara finai dan ditujukan kepada atasan mengenai pelaksanaan tugas dan hasil-hasil yang dicapai. Laporan tertulis biasanya diketik di atas kertas HVS kuarto dan di beri sampul, lalu dibuat beberapa rangkap. Ada Janis laporan tertulis yang biasanya dipergunakan, terutama di dunia ilmiah atau perguruan tinggi, yaitu laporan hash] penelitian.

b. Laporan Berdasarkan Pengertian

Ada tiga macarn laporan yang ditulis berdasarkan pengertian yang objektif,

1. Laporan Data

Laporan data bertujuan memberitahukan informasi. Laporan Janis ini dapat berisi masalah proyek atau mengenai operasi rutin. Pada waktu menulis data laporan, tanyakan kepada sendiri, informasi apa yang diberikan dan bagairnana cara mendapatkannya secara efektif Bentuk laporan data yang paling tepat berupa label, Ada dua macann penggolongan laporan data yaitu, laporan informatif dan laporan riset_

2. Laporan Analitik

Tipe pelaporan ini tidak hanya memberikan informasi, tetapi juga menafsirkan data sebaik mungkin. Suatu laporan analitis masih memberitahukan informasi, tetapi interpretasi yang diberikan sama pentingnya dengan fakta yang mash mentah. Analisis haws dilakukan dengan hati-hati. Kesimpulan harus ditekankan, tidak disembunyikan dalam teks.

3. Laporan Rekomendasi

Laporan rekomendasi difokuskan pada aksi. Sasaran dalam penulisan adalah memberikan nasihat kepada seseorang untuk
berbuat sesuatu. Dalam setiap kasus, rekomendasi dipusatkan pada suatu fakta, analisis, dan penafsiran dengan suatu cara yang mendukung rekomendasi.

c. Laporan Berdasarkan Periode

Laporan berdasarkan periode dibagi menjadi tiga bentuk, yaitu laporan berkala, laporan insidental, dan laporan statistik.

1. Laporan berkala

Laporan berkala merupakan pertanggungjawaban yang bersifat rutin dan dibuat berkala, dua kali dalam satu tahun anggaran. Laporan pertanggungjawaban petaksanaan rencana dan program selama satu semester (April sampai dengan September) disebut dengan laporan tengah tahunan, yang harus sudah disampaikan kepada pimpinan selambat-lambatnya pada tanggal 30 Oktober tahun anggaran. Sementara itu, laporan pertanggungjawaban peiaksanaan rencana dan program selama satu tahun (April sampai dengan Maret tahun berikut) disebut dengan laporan tahunan, yang paling lambat sudah harus disampaikan kepada pimpinan pada tanggal 30 April tahun anggaran.
Sistem pelaporan tengah tahunan dan tahunan ini merupakan prinsip pelaksanaan fungsi manajernen kontrol. Laporan tengah tahunan berfungsi sebagai alat pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan rencana dan program yang sedang berlangsung_ Melalui laporan ini, arah dan pelaksanaan kegiatan dapat dikendalikan oleh pirnpinan yang terus-menerus merniliki kewajiban melakukan pengawasan melekat. Laporan tengah tahunan memberi petunjuk kepada pimpinan rnengenai perlu tidaknya suatu rencana dikaji kembali dan disempurnakan, Selain itu, melalui laporan tengah tahunan, pimpinan juga dapat memperkirakan pencapaian atau perolehan tujuan.
Sementara ftur laporan tahunan memiliki fungsi sebagai Mat penilaian akhir terhadap hasil pelaksanaan rencana dan program rutin, serta pembangunan tahunan. Setiap akhir tahun
anggaran, pimpinan memiliki kewajiban melakukan pengawasan dan penilaian akhir. Caranya dengan melakukan perbandingan antara hasil dan rencana yang sudah ditentukan sebelumnya, baik secara kuantitatif maupun kualitatif, dalam rangka mencapai sasaran fisik dan fungsional.
Sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan rencana dan pro-gram rutin, dan pembangunan, laporan tengah tahunan dan laporan tahunan harus memberikan informasi mengenai hal-hal berikut.

  • Hasil-hasil yang telah dicapai, disertai bukti konkret berupa data dan fakta.
  • Hambatan-hambatan yang dihadapi, disertai penjelasan permasalahan.

2. Laporan Insidental

Laporan insidental adalah laporan yang perlu disampaikan, balk atas permintaan atasan maupun atas prakarsa bawahan sehubungan dengan adanya kasus atau rnasalah tertentu. Atasan dapat meminta laporan kepada bawahan untuk memperoleh informasi tentang suatu kejadian yang menyangkut kedinasan dan memiliki dampak terhadap pelaksana program. Sebatiknya, tanpa diminta atasan, bawahan wajib menyampaikan laporan kepada atasan jika sewaktu-waktu mengalami kejadian tertentu sebagai informasi dan pertanggungjawaban. Laporan insidental merupakan sarana komunikasi dua arah untuk mencegah dan membatasi timbulnya akibat-akibat sampingan yang tidak diinginkan.

3. Laporan Statistik

Laporan statistik adalah laporan yang baru digunakan jika data yang diolah cukup banyak, padahal perkembangan peristiwa harus dapat diketahui secara cepat dan tepat Laporan statitistik ini dibuat berdasarkan data–data rlil yang ada di lapangan, yang
kemudian dirumuskan sesuai dengan formula atau standar baku yang telah ditetapkan, sehingga didapatkan hasil yang valid. Biasanya, laporan statistik digunakan dalam setiap pengambilan keputusan dan laporan pertanggungjawaban.

d. Laporan Berdasarkan Maksud

Berdasarkan niaksudnya, laporan dibagi menjadi tiga jenis, yaitu laporan informatif, laporan eksamisional, dan laporan analitis,

1. Laporan Informatif

Laporan informatif adalah laporan yang memberikan sekadar gambaran inforrnasi mengenai suatu keadaan agar pimpinan dapat mengikuti perkembangan yang terjadi.

2. Laporan Eksaminasional

Laporan eksaminasional adalah laporan yang selain memberikan informasi, juga menyertakan pendapat mengenai latar belakang informasi itu.

3. Laporan Analitis

Laporan analitis adalah laporan yang memuat sumbangan pikiran, yaitu pendapat dan saran atas dasar analisis yang mendalam terhadap masalah yang dilaporkan.

e. Laporan Berdasarkan Ruang LIngkup

Berdasarkan ruang lingkupnya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu laporan urnum dan laporan khusus.

1. Laporan Umum

Laporan urnum adalah laporan yang memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai masalah. Mengingat luasnya masalah, biasanya jenis laporan ini hanya memuat garls-garis besarnya. Laporan umum ini dipakai dalam setiap awal presentasi dan biasanya berisi pernyataan-pernyataan yang mengundang bahan pertanyaan atau isu–isu menarik dari setiap anggota atau prang yang mendengar atau membacanya.

2. Laporan khusus

Laporan khusus adalah laporan yang memberikan gambaran secara terinci mengenai suatu hal yang khusus. Contohnya adalah laporan pertanggungjawaban bulanan atau tahunan. Dalam laporan khusus. data yang digunakan harus sangat valid dan bisa dipertanggungjawabkan.

f. Laporan Berdasarkan Reristiwa

Berdasarkan peristiwanya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu Laporan rutin dan laporan aksidental.

1.Laporan Rutin

Laporan rutin adalah laporan yang memuat hal-hal yang biasanya dilaporkan sebagai masalah rutin, balk berupa data maupun berita, Laporan ini wajib dilaporkan sesuai dengan waktu atau hari yang telah ditentukan. Contoh sederhana yang termasuk dalam laporan ini adalah taporan harian soles

2. Laporan Aksidental

Laporan aksidental adalah laporan yang memuat hal istimewa atau yang tidak biasa terjadi, Laporan ini dibuat setelah adanya kejadran, kasus, atau masalah besar, seperti kasus korupsi atau pen-curian_

g. Laporan Berdasarkan Keamanan Isi

Berdasarkan keamanan isinya, laporan dibagi menjadi tiga jenis, yaitu laporan biasa, laporan rahasia, dan laporan sangat rahasia,

1.Laporan Biasa

Laporan biasa adalah laporan yang jika isinya diketahui oleh orang yang tidak berhak, tidak akan memberi akibat buruk kepada organisasi. Contohnya laporan laba rugi perusahaan.

2. Laporan Rahasia.

Laporan rahasia adalah laporan yang sama sekali tidak boleti diketahui oleh orang lain yang tidak berhak karena menyangkut nama baik seseorang, lembaga, atau menyangkut rasa aman
lingkungan. Contohnya laporan keuangan bulanan yang memberikan informasi mengenai keuangan, kinerja, dan arus kas perusahaan yang bermanfaat dalarn rangka membuat
keputusan-keputusan ekonomi serta pertanggungjawaban manajemen alas penggunaan sumber-sumber daya yang di-percayakan kepada mereka.

3. Laporan Sangat Rahasia

Laporan sangat rahasia adalah laporan yang sama sekali tidak boleh diketahui isinya oleh orang lain yang tidak berhak karena menyangkut keamanan negara atau masyarakat luas. Contohnya laporan pengembangan teknologi produk baru yang akan dikeluarkan atau diproduksi oleh perusahaan

h. Laporan Berdasarkan Kesempurnaan Isi

Berdasarkan kesempurnaan    laporan dibagi menjadi dua
jenis, yaitu laporan sementara dan laporan akhir.

1.. Laporan Sementara

Laporan sementara adalah laporan yang masih bersifat semen-tara, karena ada bahan (data atau fakta} yang belum disertakan. Biasanya, jenis laporan ini dibuat karena alasan tertentu agar laporan itu harus segera disampaikan kepada alasan atau pihak yang berwenang untuk memberikan gambaran pendahuluan mengenai suatu masalah.

2. Laporan Akhir

Laporan akhir adalah laporan yang lengkap yang merupakan penyempurnaan dan laporan sementara. Laporan akhir tidak hanya sempuma karena kepiawaian penyusunnya, tetapi juga karena adanya kritik, saran, dan tanggapan dad pihak lain.

i. Laporan Berdasarkan Keresmiannya

Berdasarkan kesempurnaan keresmiannya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu laporan formal dan laporan nonformal.

1.Laporan Formal

Laporan formal adalah laporan resmi yang disiapkan dengan sungguh-sungguh oleh pelapor. Laporan ini berisi pertanggungjawaban tugas yang diberikan kepadanya, lalu disampaikan kepada si pemberi tugas secara resmi.

2. Laporan Nonformal

Laporan nonformal adalah jenis laporan yang dapat disampaikan secara lisan dalam situasi yang tidak resmi. Hal yang dilaporkan mungkin tidak iengkap. Oleh karena itu, laporan nonformal selalu bersifat sementara.

j. Laporan Berdasarkan Waktu

Berdasarkan waktunya, laporan dapat disampaikan secara periadik, yaitu harian, mingguan, bulanan, triwulan, catur wulan, tahunan, dan lima tahunan, Laporan jenis ini juga dapat disebut dengan laporan berkala atau laporan insidental.

1.Laporan Harian

Laporan harian berisi tentang prestasi dan hambatan yang dialami pada hari itu. Laporan jenis ini panting diketahui oleh pimpinan untuk menentukan Iangkah pada ban berikutnya,

2- Laporan Mingguan

Laporan mingguan biasanya disampaikan setiap akhir minggu untuk merekapitulasi jumlah hasil kegiatan yang dihasilkan pegawai selama satu minggu. Bentuk laporan mingguan biasanya cukup dengan surat, fon-nulia diagram, atau grafik.

3. Laporan Bulanan

Laporan bulanan berisi tentang kegiatan yang telah dicapai dan hambatan yang dialami selama satu bulan. Dalam laporan bulanan biasanya dicantumkan rencana kegiatan pada bulan berikutnya.

4. Laporan Tahunan

Laporan tahunan u mu mnya bens’ tentang keg latan suatu instansi selama satu tahun anggaran, like kegiatan tersebut belum
selesal, diajukan lagi rencana perpanjangan kegiatan untuk tahun berikutnya. Setiap akhir tahun anggaran, pelaksanaan kegiatan selama satu tahun dilaporkan kepada atasan. Isinya perincian lengkap mengenai hasil yang dicapai, hambatan, serta dana yang digunakan.

5. Laporan Lima Tahunan

Laporan lima tahunan isinya sama dengan laporan tahunan. Laporan ini merupakan rangkuman laporan tahun demi tahun selama lima tahun.

k. Laporan Berdasarkan Jumlah Penerima

Berdasarkan jumlah penerimanya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu laporan terbatas dan laporan tidak terbatas.

1, Laporan Terbatas

Laporan terbatas adalah laporan yang khusus ditujukan kepada seseorang atau beberapa prang.

2. Laporan Tidak Terbatas

Laporan tidak terbatas adalah laporan yang dapat dibaca atau ditujukan kepada banyak orang.

l. Laporan Berdasarkan Bentuk

Berdasarkan bentuknya, laporan dibagi menjadi berbagai jenis berikut.

1. Laporan Berbentuk Formulir Isian

Laporan berbentuk formulir isian adalah laporan yang sudah memiliki bentuk baku berupa formulir, sehingga penerima laporan dengan mucIah dapat membaca dan memahami keterangan yang dimuat dalam formulir itu.

2. Laporan Berbentuk Memorandum

Laporan berbentuk memorandum adalah laporan yang hanya memuat pokok-pokoknya saja dan yang diedarkan di kalangan terbatas atau intern.

3. Laporan Berbentuk Ilustrasi

Laporan berbentuk ilustrasi adalah bentuk laporan yang tidak banyak rnempergunakan kata-kata, tetapi dapat memberikan informasi dengan jelas dan lengkap. Ilustrasi merupakan lielengkap laporan berbentuk naskah. Yang dimaksud dengan ilustrasi adalah potret, bagan, denah. peta, Label, grafik, kurva, dan diagram.

4 Laporan Berbentuk Artikel atau Risalah

Artikel berbentuk risalah biasanya dipergunakan untuk melaporkan suatu pertemuan seperti diskusi, rapat, dan seminar. Tujuan laporan ini utamanya sebagai pertanggungjawaban penyelenggara.

5. Laporan Berbentuk Surat

Laporan berbentuk surat dibuat untuk penerima laporan yang hares segera mengetahui perkembangan kegiatan agar dapat segera menentukan tindak lanjut.

6. Laporan Berbentuk Naskah

Laporan berbentuk naskah sedikitnya memiliki dua jenis, yaitu laporan penelitian dan laporan ilmiah dalam Iingkungan pekerjaan.

7. Laporan Berbentuk Buku

Laporan yang berbentuk buku adalah laporan yang dicetak atau dijilid menjadi sebuah buku.

 

Ciri-ciri Laporan

  • Menarik dan enak untuk di baca orang lain
  • Dilengkapi dengan data – data yang lengkap
  • Menggunakan bahasa baku 

 

Syarat Membuat Suatu Laporan

a. Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.

 

b. Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga hal dalam penyusunan kata-kata maupun kalimat harus jelasm singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.

 

c. Lengkap (complete)
Kelengkapan tersebut menyangkut :
#. Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya
#. Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan

 

d. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan.

 

e. Tetap (consistent)
Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.

 

f. Objective dan Factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.

 

g. Harus ada proses timbal balik

  • Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca.
  •  Jika si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan

 

 

 

 

 

 

 

Sumber:

http://kamalrifasya.blogspot.com/2012/05/apa-itu-laporan.html

http://www.anakunhas.com/2011/11/jenis-jenis-laporan-yang-perlu-anda-ketahui.html

http://albhet-imertion.blogspot.com/2011/11/ciri-ciri-laporan-yang-baik.html